双手协作的病例创建:牙医助理与医生在 Cympha 上的分工配合
本实战手册跟随助理和医生逐步完成一个病例，直到它通过技工所病例管理软件交到技工所.
大多数综合牙科诊所的运转靠两双手. 牙医助理接待患者、拍照、获取扫描、准备牙椅. 医生走进诊室时已经被半提前简报过了——查体、决策、口述方案. 牙科软件设计中最难的问题,就是让这两种角色相互衔接——让每个人都能专注于他真正负责的那部分,而不必把对方已经录入的内容再重抄一遍.
Cympha 正是围绕这种分工而构建的. 助理打开病例并准备输入. 医生走进来,看到一切已经就绪.
下面是端到端的动作序列.
患者到来之前
助理在排班表中已经看到下一位预约的姓名. 从 Cympha 仪表板出发:
- **点击"New Clinical Case". **
- 录入患者人口学信息——姓名、出生日期、联系方式,以及可选的 PMS ID 用于与既有诊所管理系统交叉引用.
- 用患者自己的话录入主诉,取自预约备注(例如"后牙疼了三天").
- **打开牙椅. **
病例记录此时已被预留为草稿. 从此刻起附加的任何内容——照片、扫描、文件——都会自动归到这个病例下,包括通过二维码从手机上传的内容.
在诊室——助理之手
患者已就座. 助理接下来十分钟的工作是把医生待会儿需要查看的一切都准备齐全.
- 口内照片——用椅旁相机、平板,或通过 Cympha 的"Upload by Phone"按钮使用手机拍摄. 助理点击 Upload by Phone,用诊所手机扫码,拍 8–12 张标准口内视角,然后提交. 照片会在数秒内带缩略图出现在病例文件列表里.
- 口外 / 微笑照片——同样的二维码流程,同样的归属目的地.
- 影像片 / 扫描——通常从全景 / CBCT 机器或口内扫描仪导入. 如果诊所使用 Cympha Agent,File Monitoring 会监控导出文件夹及其子文件夹,一旦出现新文件就弹出"Cympha Agent — New files"提示;点击提示会打开一个弹窗,逐个列出文件并提供 Create a Case 或 Ignore. 若要把文件加到一个已经存在的病例上,助理在浏览器中把文件拖到该病例的拖放区.
- 既有记录——如果是转诊或复诊患者,助理把任何已有文件(转诊信、既往 X 光片、旧的 CBCT)拖到病例拖放区.
- 口述病史——患者就座时提到的任何内容——他们想起的用药、近期口腔治疗、疼痛诱因——助理把这些录入 Clinical Notes 区块. 这一阶段只是自由文本的临时记事本;医生稍后会精炼.
当助理退到一旁时,病例上已经有:
- 患者人口学信息
- 主诉
- 8–12 张照片
- 任何扫描 / 影像片文件
- 初步临床备注
医生走进来,一眼就能看到全部.
在诊室——医生之手
医生检查患者. 在检查的同时讲话——要么对患者讲,要么为病例记录讲. 有两种模式:
**模式 A——边讲边录入. ** 医生坐在椅旁笔记本前,点击 Add consultation,挑选与主诉相符的模板(General、Endodontic、Oral Surgery、Implant、Aligner、DSD、Periodontal、Pediatric、TMD、Oral Medicine、Restorative、Sleep Apnea、Pre-prosthetic、Geriatric——目前共有 14 个模板),然后直接在 Clinical Notes 区块录入.
**模式 B——医生口述,助理记录. ** 医生说话,助理在相同字段中输入. 结果相同,只是换了双手敲键盘.
无论哪种,医生都会:
- 把检查所见录入 Clinical Notes
- 把工作诊断录入 Diagnosis Notes
- 把相关照片与记录选入问诊的 Records 区块(多选;助理早些时候采集的内容就在那里)
如果医生在检查中决定还需要一张额外照片或角度,助理可以再次点击 Upload by Phone——新文件会出现在选择器中,无需离开问诊页面.
AI 处理——补全记录缺口
医生点击 Run AI extraction.
Cympha 会读取:
- 医生录入的全部文本(Chief Concern、Clinical Notes、Diagnosis Notes)
- 医生勾选的记录的元数据(文件名、内容类型——此阶段不做图像分析;只用文本和记录是否存在)
并生成一个结构化对象:按牙位标注的所见、诊断、治疗选项、推荐治疗、信息缺失提示. 所有内容都进入 AI Extracted Findings 区块,可在原位编辑. 医生逐项审阅;如果 AI 有偏差,医生直接修正.
右侧的 Checklist 会自动亮起——模板要求的每一项必填,要么已被满足(绿色对勾),要么仍然缺失(红色星号). 医生一秒就能扫完清单;如果仍有必填项缺失,他也能立刻看出是哪一项.
生成方案
医生点击 Generate plans.
两份方案被起草:
- Internal Plan——临床记录格式,完整诊断、选项、推荐治疗、技工所 / 转诊需求. 这是医生自留的副本,也是后续技工所病例的来源.
- Patient Plan——通俗语言格式,内容相同但写给患者:他们的主诉、我们的发现、治疗选项、推荐、获益、风险、下一步、批准.
两份方案都在富文本编辑器中打开. 医生阅读、编辑、把病例中任何相关图片附加到方案上(病例中的任意图像都可加入),然后保存.
与患者共享
医生点击 Share with patient,输入患者的邮箱(或者为儿童 / 老年 / 特殊需要病例输入照护人邮箱),然后发送.
患者的方案在此刻被冻结——一份快照副本留在病例中,以保证患者看到的就是医生当初发送的那份文档,即便医生之后继续在工作副本上调整. 患者会收到一封邮件链接,通往一个适合手机查看的页面,在那里他可以:
- 阅读自己的方案
- 查看附加图片
- 批准,或通过患者对话向医生提问
医生会实时在问诊的 Patient Review 区块以及病例活动日志中看到患者的回应.
如果医生在患者已批准之后修改了方案,Cympha 会自动清除该批准并发出一条审计事件——患者绝不会被绑定到他们未曾见过的文档.
分支到技工所病例
如果推荐治疗需要技工所工作——冠桥、矫治器、外科导板、种植修复——医生点击 Branch this case.
会弹出一个选择器,列出该病例下的全部问诊(最新优先),顶部还有一个"No consultation reference"选项. 医生选择包含治疗方案的那次问诊. 新的技工所病例会以以下内容打开:
- 患者人口学信息已填好
- 主诉已从问诊中复制
- 完整的 Internal Plan 内容已复制到病例描述(技工所看到的是完整方案,而不是一句摘要)
- 该问诊引用的文件已预先勾选以继承
医生(或前台员工)审核文件选择,然后找到技工所. 平台上没有公开的技工所名录——双方先在线下建立合作,之后按技工所名称,或按其负责人的姓名或邮箱搜索. 选好服务并提交,病例便带着完整方案作为已固化的临床意图进入技工所编排流程,技工所拿到的是医生的完整判断,而不是一句话的委托.
谁做什么——一览
| 步骤 | 责任人 | Cympha 工作面 | |---|---|---| | 排期、开立病例、人口学信息、主诉 | 助理 | New Clinical Case 表单 | | 拍摄照片(口内、口外、微笑) | 助理 | Upload by Phone | | 导入扫描与影像片 | 助理 | 病例拖放区(拖放)/ Cympha Agent 的 File Monitoring | | 就座时记录口述病史 | 助理 | Clinical Notes 区块 | | 检查与口述 | 医生 | 问诊的 Clinical Notes | | 选择问诊模板 | 医生 | Add Consultation 菜单 | | 选择与问诊相关的记录 | 医生 | Records 区块 | | 运行 AI 提取 | 医生 | AI Extracted Findings | | 审阅与编辑 AI 提取 | 医生 | 各项所见可编辑字段 | | 生成方案 | 医生 | Generate Plans 按钮 | | 编辑方案 + 附加图片 | 医生 | 方案编辑器(富文本) | | 与患者或照护人共享 | 医生 | Share with Patient | | 患者在手机上阅读 + 批准 | 患者 / 照护人 | 患者问诊页面 | | 需要时分支到技工所 | 医生 / 前台 | Branch this case |
为什么这套流程适配不同形态的诊所
**两人诊所(一位医生 + 一位助理). ** 助理负责数据准备,医生负责诊断与方案. 彼此都不重抄对方录入过的内容. 患者不会被同一个问题问两次.
**单兵医生. ** 同一个屏幕、同一组按钮——医生身兼两职. 工作流不变;每个病例的时间只是被合并到一个人身上.
**多医生诊所. ** Cympha 的角色目录是固定的——每个人在注册时一次性选定角色,既没有单独的"牙医助理"角色需要配置,也没有逐病例的权限设置页需要维护. 助理在椅旁与医生共用同一个临床账号,因此无论键盘上是谁的手,病例始终归属于它所属的那位医生. 当同事需要查看一个不属于自己的病例时,Share 会通过邮箱授予只读访问:对方可以查看病例及其文件,但不能上传.
**专科诊所. ** 14 种问诊模板意味着自动出现合适的结构化字段. 牙髓医生的椅旁流程会使用 Endodontic 模板的 AAE 牙髓与根尖周诊断字段;儿科诊所使用 Frankl 行为评级;颞下颌关节诊所使用 DC/TMD Axis I. 同一个 UI 外壳,不同的临床内容.
你从此不必再做的事
我们不发布任何按次就诊的秒表数字,因为并没有做过测量. 能够描述的,是那些被消除掉的工作.
记录只写一次. 不必把患者信息重抄到技工所病例表单. 不必另外发邮件传扫描. 不必生成 PDF. 不必再追问"上周二那张照片去哪儿了". 整次就诊——基本信息、照片、扫描、备注、所见、两份方案、患者的回应——都存在同一个 Living Case 上,而它那份只增不改的事件日志会记下谁在何时做了什么,事后没有人需要再去还原经过.
更安静的价值就在这里. 心里踏实:患者从未看过的批准,不会在方案被修改后继续有效,日志也会把这件事写清楚. 值得骄傲:患者读到的方案用的是他自己的语言,看上去也配得上写出它的这家诊所. 而在技工所一侧,一个带着医生完整判断抵达的病例,意味着更少的往返询问和更少的返工.